So schreiben Sie ein RFP für EV-Ladesoftware, das Ihre Entscheidung 10x einfacher macht

Tausende Ladevorgänge und Umsätze in Millionenhöhe laufen über Ihre EV-Lademanagement-Software, Ihr Lademanagementsystem (CPMS). Mit der falschen Plattform setzen Sie Ihren gesamten Betrieb aufs Spiel oder begrenzen zumindest Ihr Potenzial. Die richtige Entscheidung erfordert eine gründliche Bewertung in mehreren Dimensionen: technische Leistung, Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Einhaltung gesetzlicher Vorgaben und mehr.

Ein gut strukturiertes RFP (Request for Proposal, also eine Angebotsanfrage) ist in der Branche der übliche Weg zu fundierten Entscheidungen bei der Softwarebeschaffung. Ein wirksames RFP vergleicht nicht nur Anbieter: Es hilft Ihnen auch, den Wettbewerb zu überblicken und mögliche Risiken zu erkennen, bevor sie sich auf den Betrieb auswirken.

Die Beschaffung im Bereich Laden von Elektrofahrzeugen (EV-Laden) bringt besondere Herausforderungen mit sich, die allgemeine Auswahlprozesse für Software nicht abdecken. Die erfolgreichsten RFPs setzen nicht auf starre technische Spezifikationen, sondern auf Geschäftsergebnisse: Sie benennen die zentralen betrieblichen Herausforderungen wie Umsatzoptimierung, Zuverlässigkeit des Netzwerks und Compliance-Management und laden Anbieter ein, ihre besten Lösungen vorzustellen.

Im Folgenden zeigen wir die wesentlichen Bestandteile eines wirksamen CPMS-RFP. So erhalten Sie einen praktischen Rahmen, um die passende Lademanagement-Lösung zu wählen, die Ihr Geschäft heute unterstützt und morgen mit Ihnen wächst.

Der RFx-Prozess bei der Beschaffung von EV-Ladesoftware

Die Beschaffung dreht sich um drei zentrale Dokumente, die jeweils einen eigenen Weg verfolgen, um Informationen von Anbietern einzuholen:

RFI (Request for Information) ist Ihr Erkundungswerkzeug, solange Sie sich noch einen Überblick über CPMS-Anbieter und ihre Möglichkeiten verschaffen. Ein RFI stellt breite Fragen zum Angebot der Anbieter und zeigt Ihnen, was möglich ist, bevor Sie Ihre konkreten Anforderungen festlegen.

RFP (Request for Proposal) ist ein umfassendes Bewertungswerkzeug. Es eignet sich, wenn Sie Ihre technischen und geschäftlichen Anforderungen kennen, aber detaillierte Informationen darüber brauchen, wie verschiedene CPMS-Anbieter sie erfüllen würden.

RFQ (Request for Quote) kommt ins Spiel, wenn Sie genau wissen, was Sie brauchen, und es Ihnen vor allem um den Preis geht. Für standardisierte Käufe kann ein RFQ genügen, doch die Auswahl eines CPMS fällt selten in diese Kategorie.

Die Auswahl Ihres CPMS ist kein einfacher Standardeinkauf, bei dem in der Regel der Preis entscheidet. Anders als beim Kauf standardisierter Produkte wählen Sie hier eine strategische Plattform, die mit Ihrem Unternehmen wächst und sich an den sich wandelnden Markt für EV-Laden anpasst. Das erfordert:

• Geschäftsergebnisse statt nur technischer Anforderungen zu kommunizieren
• Anbietern zu erlauben, alternative Lösungswege für Ihre Herausforderungen vorzuschlagen
• offene Fragen zu stellen, die zeigen, wie ein Anbieter denkt
• offen dafür zu sein, Funktionen kennenzulernen, an die Sie noch nicht gedacht hatten

Viele Ladestationsbetreiber (CPOs) profitieren von einem mehrstufigen Vorgehen. Sie beginnen oft mit einem RFI, um den Markt zu erkunden, gefolgt von einem gezielten RFP an die vielversprechendsten Anbieter und schließlich detaillierten Verhandlungen mit einem oder zwei Finalisten. Das ist besonders wertvoll bei komplexen Projekten, die mehrere Regionen umfassen oder spezielle technische Anforderungen haben.

Die Hauptabschnitte Ihres RFP für EV-Ladesoftware

Ein gut strukturiertes RFP schafft Klarheit für Ihr Team und für mögliche Anbieter. Diese Abschnitte gehören in jedes CPMS-RFP:

Beginnen Sie mit Kontext, der Anbietern zeigt, was Sie brauchen und warum:

• Stellen Sie Ihr Unternehmen vor: kurze Geschichte, Größe und aktuelle Marktposition.
• Beschreiben Sie Projektkontext und geschäftliche Anforderungen, einschließlich strategischer Ziele und der Herausforderungen mit Ihren aktuellen Lösungen.
• Beschreiben Sie Ihre aktuelle Ladeinfrastruktur, einschließlich Anzahl der Stationen, Hardwaretypen und geografischer Verteilung.
• Teilen Sie Ihre Wachstumspläne mit: Ausbauziele, neue Märkte und zusätzliche Geschäftsmodelle.
  

Formulieren Sie klare Erwartungen an den Prozess:

• Nennen Sie die Ziele und beschreiben Sie, wie Erfolg bei Ihrer CPMS-Einführung aussieht.
• Legen Sie den Zeitplan des RFP fest: Abgabefrist, Bewertungszeitraum und Auswahltermin.
• Klären Sie die Anforderungen an das Antwortformat: Struktur, Seitenbegrenzung und Art der Einreichung.
• Geben Sie detaillierte Hinweise zur Einreichung: Kontaktdaten, Ablauf für Fragen und Antworten sowie Vertraulichkeitsanforderungen.
  

Transparenz über Ihren Entscheidungsprozess führt zu besser abgestimmten Angeboten:

• Erläutern Sie Ihre Bewertungsmethode und wie die Antworten bewertet werden, etwa auf einer Skala von 1 bis 5.
• Beschreiben Sie Ihre Gewichtung, also wie wichtig die einzelnen Kriterien im Verhältnis zueinander sind.
• Benennen Sie Ausschlusskriterien: unverhandelbare Anforderungen, deren Nichterfüllung einen Anbieter disqualifiziert.
  

Gliedern Sie Ihre Anforderungen in drei klar getrennte Kategorien:

• Funktionale Anforderungen (produktspezifisch): Was das System leisten muss
  • Preisgestaltung und Tarifflexibilität
  • Intelligentes Energiemanagement
  • Funktionen zur Nutzerverwaltung
  • Reporting- und Analysewerkzeuge
• Nicht-funktionale Anforderungen (technologiespezifisch): Wie das System arbeiten muss
  • API-Funktionen und Flexibilität bei der Integration
  • Skalierbarkeit (technisch und betrieblich)
  • Anpassungs- und Differenzierungsmöglichkeiten
  • Sicherheits- und Compliance-Funktionen
• Anforderungen an den Anbieter: Kompetenzen und Vorgehen des Unternehmens
  • Erfahrung mit vergleichbaren Projekten
  • Produkt-Roadmap und Entwicklungsprozess
  • Teamstruktur und Fachwissen

Nehmen Sie Demo-Szenarien auf, in denen Anbieter ihre Plattform anhand Ihrer konkreten Anwendungsfälle zeigen können.

Beschreiben Sie Ihre Erwartungen an die Zusammenarbeit mit dem Anbieter:

• Legen Sie die Anforderungen an den Zeitplan der Einführung fest, einschließlich Meilensteinen und Liefergegenständen.
• Legen Sie fest, welche Mitarbeiter und dedizierten Ressourcen der Anbieter während der Einführung und danach bereitstellen muss.
• Definieren Sie, wie Ihr Team die Plattform kennenlernt: Schulungsformate, Unterlagen, Wissenstransfer und laufende Weiterbildung.
• Vereinbaren Sie klare SLA-Bedingungen zu garantierter Verfügbarkeit, Reaktionszeiten des Supports und Erwartungen an die Problemlösung.
• Beschreiben Sie, wie Updates und Erweiterungen gehandhabt werden, einschließlich Versionsverwaltung, Benachrichtigungen und Abwärtskompatibilität.
  

Geben Sie ein strukturiertes Format für die Preisangaben vor:

• Fordern Sie umfassende Angaben zu den Lizenzgebühren an und unterscheiden Sie dabei zwischen einmaligen und wiederkehrenden Kosten.
• Verlangen Sie eine transparente Aufschlüsselung der Einführungskosten, einschließlich Einrichtung, Datenmigration und Integration.
• Lassen Sie sich alle zusätzlichen Kosten für Schulung, Support-Stufen, Anpassungen und künftige Leistungen belegen.

Mit diesen sechs Kernabschnitten liefert Ihr RFP den Anbietern die Informationen, die sie für relevante und detaillierte Angebote brauchen, und schafft zugleich einen Rahmen für den objektiven Vergleich verschiedener CPMS-Anbieter.

Die wichtigsten Fragen in Ihrem RFP für EV-Ladesoftware

Wirksame Fragen zu formulieren, ist vielleicht der wichtigste Teil Ihres RFP. Eine durchdachte Mischung aus geschlossenen Fragen (für die Bewertung) und offenen Fragen (für tiefere Einblicke) gibt Ihnen das umfassendste Bild möglicher Anbieter.

Beginnen Sie mit allgemeinen Informationen zum Unternehmen, um den Kontext herzustellen. Diese Fragen entscheiden selten über die Wahl, liefern aber wertvollen Hintergrund. Fragen Sie nach Unternehmensstruktur, Zusammensetzung des Teams, Anerkennung in der Branche und Mitgliedschaften in Fachverbänden, um ein Gefühl für die Organisation zu bekommen, mit der Sie zusammenarbeiten könnten.

Kundenbezogene Fragen zeigen die Markterfahrung und Erfolgsbilanz eines Anbieters. Fragen Sie nach dem Profil der Zielkunden, der aktuellen Kundenbasis, der Erfahrung in Ihren Märkten und der durchschnittlichen Dauer der Kundenbeziehungen. Bitten Sie um Referenzkontakte aus Projekten, die Ihrem ähneln. Beachten Sie dabei, dass manche Anbieter mit White-Label-Vereinbarungen nicht alles offenlegen dürfen.

Der Abschnitt zu CPMS-Funktionen und Liefergegenständen bildet den Kern Ihrer Bewertung. Hier wollen Sie verstehen, wie der Anbieter Produktentwicklung, Software-Updates und technische Funktionen angeht. Konzentrieren Sie sich auf die Unterstützung von Ladeprotokollen (OCPP-Versionen, Open Charge Point Protocol), Hardware-Kompatibilität, Roaming-Funktionen (OCPI, Open Charge Point Interface), Zahlungsoptionen und Smart-Charging-Funktionen. Prüfen Sie, welche Integrationen mit anderen Geschäftssystemen verfügbar sind und welche Self-Service-Werkzeuge für Reporting und Verwaltung den Betrieb vereinfachen. Wie Anbieter Fragen zu ihrer Roadmap-Entwicklung und zur Auslieferung von Erweiterungen beantworten, verrät viel über ihre Produktphilosophie.

Der Support nach dem Kauf ist ebenso wichtig. Stellen Sie deshalb Fragen zum Customer Success, die zeigen, wie die Zusammenarbeit mit dem Anbieter nach der Unterzeichnung aussieht. Fragen Sie nach Schulungsmethodik, Onboarding-Prozess, Self-Service-Ressourcen und dem Umgang mit Kundenfeedback. So bewerten Sie nicht nur die Software, sondern auch die laufende Zusammenarbeit.

Fragen zu den Preisen sollten über reine Zahlen hinausgehen und das zugrunde liegende Modell erfassen. Fordern Sie eine Aufschlüsselung in einmalige und wiederkehrende Kosten, Nutzungsbeschränkungen, Mengenrabatte und Vertragsbedingungen an. Achten Sie bei einem CPMS besonders darauf, wie Transaktionsgebühren aufgebaut sind: Prozentuale Modelle können Ihre Rentabilität deutlich beeinträchtigen, wenn Ihr Netzwerk wächst.

Vergessen Sie nicht Risikomanagement und Sicherheit. Prüfen Sie, wie der Anbieter gesetzliche Vorgaben einhält, wie zuverlässig das System ist, wie er die Geschäftskontinuität plant und welche marktspezifischen Funktionen er bietet. Fragen zur Datensicherheit, also zu Backup-Richtlinien, Hosting-Infrastruktur, Sicherheitszertifizierungen und Testverfahren, sind unverzichtbar, um Ihr Unternehmen und die Daten Ihrer Kunden zu schützen.

Da Nachhaltigkeit im EV-Ökosystem immer wichtiger wird, sollten Sie schließlich auch Fragen zu Richtlinien der Unternehmensverantwortung, Umweltinitiativen und Wirkungsberichten aufnehmen. Diese Übereinstimmung kann besonders für Ladenetzwerke mit ausdrücklichen Umweltzielen relevant sein.

RFP-Best-Practices für die Auswahl von EV-Ladesoftware

Wie Sie die Anbieterauswahl insgesamt angehen, ist ebenso wichtig wie die richtigen Bestandteile in Ihrem RFP-Dokument. In „Die 4 Best Practices für erfolgreiche RFPs für EV-Ladesoftware“ gehen wir ausführlich auf bewährte Strategien ein, die Ihren Auswahlprozess optimieren.

So unterstützt AMPECO Sie bei der Beschaffung von EV-Ladesoftware

AMPECO bringt umfangreiche Erfahrung in die CPMS-Auswahl ein: Wir arbeiten mit Ladestationsbetreibern in 65+ Märkten weltweit. Unser Team für Solution Consulting hat mehr als 400 CPMS-Beschaffungsprozesse begleitet und weiß daher genau, was eine erfolgreiche Anbieterauswahl ausmacht.

Wir haben uns in großen Ausschreibungen der Branche bewährt und die Leistungsfähigkeit unserer Plattform immer wieder gegenüber vielfältigen und anspruchsvollen Anforderungen gezeigt. Unabhängige Berater würdigen regelmäßig unser umfassendes Vorgehen im Beschaffungsprozess und heben unsere Transparenz und Sorgfalt hervor.

Organisationen, die CPMS-Optionen prüfen, bietet AMPECO eine persönliche Beratung an. Sie hilft Ihnen zu verstehen, wie unsere Plattform zu Ihren technischen Anforderungen, betrieblichen Zielen und Ihrem langfristigen Geschäftsmodell passt. Wir beantworten nicht nur Ihr RFP, sondern setzen die nötigen Ressourcen ein, um Ihren Beschaffungsprozess von Anfang bis Ende zu unterstützen, mit vertiefenden Gesprächen, gemeinsamen Workshops und, wo sinnvoll, sogar Paralleltests oder einer Validierung in einer Sandbox.

Ein gut geführter Auswahlprozess hat auch deshalb Wert, weil er internes Wissen aufbaut. Deshalb hilft Ihnen unser Team, fundierte Entscheidungen zu treffen, mit Einblicken in Branchenstandards, Bereitstellungsmodelle, regulatorische Fragen und Best Practices in verschiedenen Märkten und Geschäftsarten. Ob Sie am Anfang Ihrer Bewertung stehen oder schon weiter sind: Wir sorgen dafür, dass Sie nicht nur die richtige Lösung wählen, sondern dies mit Klarheit und Sicherheit tun.